Panduan Membuat Jadwal Lelang

Pelelangan, adalah salah satu metode pemilihan yang diharapkan menjadi sarana persaingan yang sehat diantara para Peserta Pelelangann. Terdapat banyak faktor yang berpengaruh dalam persaingan yang sehat, salah satunya adalah penyusunan jadwal dan tahapan pemilihan. Ditinjau dari pihak yang melakukan kegiatan, tahapan pelelangan dapat diklasifikasikan menjadi 3 (tiga) kategori, yaitu: (1) tahapan yang dilaksanakan oleh Peserta Pemilihan; (2) Tahapan yang dilaksanakan bersama-sama antara Peserta Pemilihan dan Pokja ULP; dan (3) Tahapan yang dilaksanakan oleh Pokja ULP.

Ketentuan dasar dalam Peraturan Presiden Nomor 16 Tahun 2018 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah, tahapan pelelangan diatur dalam hari kerja. Dalam perkembangan ke depan melalui pelelangan elektronik ditetapkan aturan khurus bahwa tahapan pelelangan dilaksanakan berdasarkan hari kalender dengan akhir proses di hari kerja.

Berdasarkan pengamatan terhadap beberapa pelelangan yang dilaksanakan secara elektronik pada bulan April, dimana banyak terdapat libur berurutan (istilah umum long weekend), ketentuan tahapan pelelangan elektronik telah dimanfaatkan oleh beberapa Pokja ULP untuk menyusun jadwal pelelangan yang mempersulit peserta sehingga menghalangi persaingan sehat. Oleh karena ini, sebagai bahan pembelajaran bagi Pokja ULP yang lainnya, perlu mengetahui karakteristik tahapan sehinga dapat menyusun jadwal lelang yang mendorong persaingan yang sehat.

Tahapan yang dilaksanakan oleh Peserta Pelelangan

Tahapan yang dilaksanakan oleh Peserta Pelelangan terdiri dari persiapan penawaran, penyusunan dan pemasukan penawaran serta sanggahan. Persiapan penawaran dilaksanakan sejak Peserta Pelelangan mendapatkan Dokumen Pemilihan sampai dengan pemberian pejelasan. Penyusunan dan pemasukan dapat dilakukan setelah adanya Adddendum Dokumen Pemilihan sampai batas akhir pemasukan penawaran. Dalam rangka memenuhi ketentuan dalam Dokumen Pemilihan, mungkin Peserta Pemilihan memerlukan dokumen eksternal misalnya dukungan bank atau dukungan dari pabrikan/pemilik alat. Dalam tahapan sanggahan, agar dapat mengajukan sanggahan lebih berkualitas, tentu Peserta Pelelangan yang merasa dirugikan perlu diberi waktu yang cukup untuk mengajukan sanggahan.

Berdasarkan gambaran di atas, maka untuk mewujudkan persaingan yang sehat, selayaknya tahapan ini tetap menggunakan ketentuan hari kalender yang dengan mempertimbangkan kompleksitas pekerjaan dapat diperpanjang melebihi jangka waktu minimal. Salah satu metode yang dapat digunakan untuk menentukan jangka waktu dalam tahapan ini adalah menghitung waktu normal yang dibutuhkan secara teknis untuk menyusun penawaran. Apabila terdapat Addendum Dokumen Pemilihan yang berpengaruh terhadap persyaratan yang harus dipenuhi Peserta Pelelangan, harus dilakukan perubahan jadwal untuk memperpanjang batas akhir pemasukan penawaran.

Tahapan yang dilaksanakan oleh Peserta Pelelangan dan Pokja ULP

Tahapan yang dilaksanakan bersama adalah pemberian penjelaan, pembukaan penawaran serta klaRifikasi teknis dan pembuktian kualifikasi. Untuk tahapan ini harus digunakan hari kerja normal dalam arti bukan hari kerja menjelang atau setelah akhir pekan panjang (long weekend) dan juga bukan hari kerja "kejepit". Meskipun pemberian penjelasan dilakukan secara online, pemilihan waktu yang tepat diharapkan dapat meningkatkan partisipasi Peserta Pelelangan yang pada gilirannya dapat meningkatkan kualitas penawaran.

Dalam rangka klarifikasi teknis dan/atau pembuktian kualifikasi, selain dilaksanakan pada hari kerja, perlu didahului dengan pemberitahuan resmi dalam waktu yang layak sebelum pelaksanaan. meskipun jadwal sudah ditayangkan, tetap harus ditindaklanjuti dengan pemberitahuan atau undangan yang bersifat khusus.

Tahapan Yang Dilaksanakan oleh Pokja ULP

Tahapan yang dilaksanakan oleh Pokja ULP adalah evaluasi penawaran. Tahapan menggunakan hari kalender dan diselesaikan pada kesempatan pertama. Tantangan terbesar bagi Pokja ULP adalah mematuhi jadwal yang disusun tanpa mengabaikan kualitas evaluasi guna menghindari adanya sanggahan yang bisa berakibat pada pelelangan gagal.

Demikian pencerahan yang dapat digunakan dalam menyusun tahapan dan jawal pelelangan dengan harapan jadwal yang baik akan meningkatkan kualitas persaingan. Pelelangan bukanlah tujuan, pelelangan hanyalah sarana menuju persaingan yang sehat. Tanpa terwujudnya persaingan yang sehat, maka yang terjadi adalah pelelangan semu semata.